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Auditsicherheit: Jede Freigabe hinterlässt ihren Nachweis

Ein Dokument vorlegen kann jeder. Im Zertifizierungsaudit kommt die Frage danach: wer geprüft hat, wer freigegeben hat, seit wann diese Fassung gilt. Copiki protokolliert das an jeder Seite, ohne dass jemand eine Liste dafür pflegen muss.

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Warum „aktuelle Version“ nicht genügt

In den meisten Ablagen gibt es genau eine Fassung eines Dokuments. Wer daran arbeitet, verändert den Stand, der offiziell gilt. Wer das vermeiden will, legt eine Kopie mit „_neu“ im Namen an. Im Audit ist beides eine schlechte Antwort.

Was fehlt, ist die Trennung zwischen dem freigegebenen Stand, der für alle gilt, und dem Entwurf, an dem gerade jemand arbeitet. Copiki führt beide Fassungen nebeneinander, auf jeder Seite.

Was Copiki dafür übernimmt

Gültiger Stand neben Entwurf

Mitarbeitende sehen immer die freigegebene Fassung. Wer bearbeiten darf, arbeitet am Entwurf, ohne den gültigen Stand anzutasten.

Freigabestatus auf einen Blick

Vier Zustände, überall gleich: Erstentwurf, Entwurf, impliziter Entwurf und freigegeben. Der implizite Entwurf meldet Seiten, bei denen sich eine eingebundene Vorlage geändert hat.

Sammelfreigabe

Nach einer Vorlagenänderung stehen schnell zwanzig Seiten zur Freigabe an. Die Sammelfreigabe erledigt sie in einem Durchgang, mit einem Kommentar für das Protokoll.

Präsentationsmodus fürs Audit

Für die Auditsitzung lässt sich das Wiki in einen Präsentationsmodus schalten. Statusanzeigen treten zurück, die Inhalte in den Vordergrund. Die Ansicht gilt dann für alle, auch für Administratoren.

Blick ins System

Eine Freigabe im Ablauf

Auf dem Führungsprozess „F2 Personalwesen“ läuft ein Workflow: Die Seite ist freigegeben und hat daneben einen Entwurf. Der Prüfer akzeptiert oder lehnt ab und schreibt seinen Kommentar dazu.

Screenshot aus Copiki: Auf der Seite „F2 Personalwesen“ meldet ein Banner einen laufenden Workflow; im Dialog „Benutzerabstimmung“ steht die Aufgabe „Bitte prüfen und freigeben“ mit den Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen und dem Kommentar „Fachlich geprüft und freigegeben“

So entsteht der Nachweis

01

Bearbeiten

Die Änderung entsteht am Entwurf. Der freigegebene Stand bleibt für alle anderen unverändert sichtbar.

02

Prüfen

Der Workflow legt fest, wer prüft und wer freigibt, zweistufig oder dreistufig je nach Dokumentart.

03

Freigeben

Mit der Freigabe wird der Entwurf zum gültigen Stand. Person, Zeitpunkt und Kommentar landen im Protokoll.

04

Vorlegen

Im Audit zeigt der Dokumentenauditplan, welche Dokumente wann zuletzt geprüft wurden und welche überfällig sind.

Sie führen den Nachweis nicht nachträglich. Er entsteht bei jeder Freigabe von selbst.

Illustration: Eine Person steht mit Stift und Klemmbrett vor einem großen Freigabeformular; links im Bild eine Sprechblase mit Häkchen, auf dem Formular ein Pfeil auf das Unterschriftsfeld

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